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灵活运用多种筛选查询功能提高记账软件使用效率

星宇财务记账软件中提供了详细的基本数据查询功能,我们在使用过程中可以根据分析要求输入查询值来对表格数据进行筛选,从而得到我们需要的信息。与此同时,记账软件也提供了快速查询选项,可以对筛选出的表格进行再次查询,从而方便我们进行更高要求的数据分析。本文简单介绍灵活运用多种筛选查询功能来提高星宇记账软件使用效率。

基本数据查询功能

这里以我们最常用的“历史明细统计”查询表格为例进行说明,如有兴趣,请参考记账软件报表历史明细使用技巧(适用于免费版软件)。在每次打开记账软件的时候,历史明细统计窗口中默认显示的是当天的单据记录,一般情况下,当天的数据量并不多,特别是早上刚上班来打开软件时,会显示一片空白。如下所示(图1):

历史明细中空白无记录

我们看到表格中没有一条数据,说明当天还没有数据入账。左上侧两行是基本数据查询功能界面,包括以下几种:

  • 显示:每种记账单据在这里单独打勾,表示我们希望这种类型的单据在表格中显示出来。如果不打勾,则此对应记录将不再显示。默认情况下,所有选项全部打勾。我们可以通过点击右侧的“全选”来快速进行全部打勾,或者全部不打勾的操作。
  • 日期:这里调整开始日期和结束日期查询范围,以天为单位。可以在结束日期右侧的下拉框中选择“本日”“本月”“上月”等选项实现日期范围的快速调整。如下所示(图2):
    日期段快速选择功能
  • 查询项:包含七种类型的选择,这个选择框和后面的“查询值”一起实现具体项目的筛选。
    查询项下拉框
  • 查询值:在选择了“查询项”后,在此选择或者输入要查询的内容。比如,我们要查询客户名为“丽彩员工”的往来记录,可以在查询项中选择“往来客户”,在查询值中选择“丽彩员工”,如下所示(图3):
    查询值中选择员工
  • 或者要查询“现金账户”相关的记录,如下所示(图4):
    查询值中选择账户

经过这种简单的选择操作,我们就基本上能够实现大部分的查询要求能了。

高级数据查询功能

上面的基本数据查询功能,只是满足单个查询项的筛选。有时候我们希望设置多个查询条件来筛选结果,基本数据查询功能就满足不了了,这时我们就需要高级查询功能了。点击右侧的按钮“高级查询”将会弹出高级查询窗口(图5):

高级查询窗口

比如,我们希望查询今年内由于“采购”从“现金账户”支出的相关记录,可以这样查询(图6):

高级查询输入信息

查询结果如下(图7):

高级查询结果

由于可见,高级查询功能还是相当强大的,可以组合多个查询条件进行筛选,只是操作起来稍显麻烦,不如基本数据查询功能直观。

快速查询功能

从V4.24版本开始,星宇记账软件提供了快速查询功能,可以在表格中直接进行组合查询,实现所有列单独查询并可合并,极大地方便了用户的查询要求。为了使用此功能,我们需要首先启用此选项。请点击菜单“系统管理-参数配置”来打开参数配置窗口(图8):

参数配置菜单

打勾“启用表格列筛选功能”,然后点击下方的按钮“保存”。

参数配置设置筛选功能

接着关掉历史明细窗口,再重新打开历史明细表格,以便此功能生效。此时,我们会发现表格第一行显示一条空白行出来,而这行空白,就是快速查询输入的地方(图9):

显示出筛选空白行

如果我们要查到刚才高级查询的结果,在快速查询功能中可以这样输入:

  • 查询日期范围选择“本年”
  • 账户名称一栏中输入“现金账户”
  • 收支科目一栏中输入“采购”

查询结果如下所示(图10):

快速筛选结果

我们看到这里会实时显示筛选后的结果,相当方便。

历史明细统计中显示的是每条记账记录,不涉及单笔操作后的余额,如需要了解余额对账方面的功能,请参考:免费记账软件终身版中账户明细及余额对账技巧

综上所述,星宇记账软件提供了三种查询方式:基本查询、高级查询和快速查询。其中最简单快速的方式是基本查询功能,最复杂的是高级查询,在组合查询时最方便的是快速查询。这三种查询功能各有千秋,我们在日常记账过程中可以灵活运用,从而大大提高办公软件的使用效率。

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