我们知道，平时财务会计在使用免费财务记账软件系统时，对于没有收到的款项，在财务软件中应入应收款项 ；当收到客户的货款时，在财务软件中记入应收入账。

那么，在发出货物的同时，公司或商家同时收到部分款项或全部款项时，在免费财务记账软件系统中，应该怎么做账呢？

要搞清楚这个问题，我们需要先了解清楚什么时应收款项和实收款项？

一、何为应收款项和实收款项？

应收款项指的是在持续经营的情况下为顾客提供信用而产生的， 这意味着公司同意在将来的某个时刻为今天所提供的商品或服务收取费用。亦或指企业在与其他单位或个人之间由于交易而形成的各种应收未收的债权，包括应收票据、应收账款等。

实收款项实收款项通常是指企业实际收到的款项，一般情况下是扣除各种费用后的净收入，例如原材料成本、运输费用、员工薪酬等。但是，有些情况下实收款项中可能也会包含某些特定的费用，如返利等。因此，需要具体情况具体分析，以确定实际应扣除哪些费用。另外，在企业财务报表中，实收款项是不包含扣除的费用的。

二、录入应收和实收款项？

免费财务记账软件系统，功能相对于财务记账软件正式版，功能相对会弱一些，它不能像正式版一样，在同一个窗口，一起录入应收款项和实收款项。

下面就给大家示范一下，如果给客户B发出货款5万当天，收到货款3万，在免费财务记账软件系统中，该如何做账的操作流程。

简单的说，是需要同时做两笔记录，一笔应收款项-B客户5万，一笔应收入账-B客户3万，详情如下图所示：

第一笔分录，录入应收款项-B客户5万，在应收款项窗口，应收金额处录入5万，选择经手人员“大伟”，点击“保存”，如P1所示：

第二笔分录，录入应收入账-B客户3万。点击第二行工具栏，“应收应付”按钮，右键点击刚刚做过的第一笔，录入应收款项-B客户5万的单据，如P2所示：

鼠标在应收款项B客户5万的记录处，右键点击“应收入账”选项，在新增应收入账窗口，录入应收入账-B客户3万的单据，选择收入项目、支付方式、收款人员、凭证、收款说明等，点击“保存”，如P3所示：

上述就是在免费财务记账软件系统中，同时发生应收款项和收到款项时的操作流程。

三、欠款排序

通过前两个步骤，我们了解了如何在免费财务记账软件系统中，同时发生销售货物和当天收到款项时，如何在免费财务记账系统中的做账流程。

通过上述方法，做过的客户往来应收款项和实收款项账目，软件默认是会按照登记的时间顺序的先后来排序，最新登记的单据，会显示在软件记录的最上面。

然而，实际上，财务人员会查看每一个客户的尚欠金额，需要按照欠款金额的大小来排序，主要用来满足财务上催收客户还款，督促客户按时回款的需要。

那么，如何在免费财务记账软件系统中，客户欠款按照从大到小或从小到大的顺序排序呢？

1. 显示所有的应收款项和入账记录。

方法：打开工具栏第二行，“应收应付“，点击右侧”全部“按钮前面的方框，下方会显示出所有的应收款项和应收入账记录，如P4 所示:

2. 对欠款排序。

点击尚欠金额，在其右侧会显示出一个上三角或下三角按钮，点击下三角，就可以把欠款，按照从大到小的顺序排列；反之，点击上三角，就可以把欠款，按从小到大的顺序排列，如P5所示：

3. 其他的，如录入日期和客户名称之类，如需要重新排序，也可以按照上述方法进行操作即可。

综上，就是我们在同时发生销售货物，产生应收的同时，也收到部分或全部货款时，在免费财务记账软件系统中做账的操作教程；以及月底或年末，需要催收货款或者登记应收账款会计分录时，需要把客户欠款进行排序的操作流程。

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